KI-gestützte Dokumentenverwaltung

Deine Dokumente.
Automatisch sortiert.

DokumentenOrganizer liest deine PDFs und Fotos, erkennt den Inhalt per KI und legt sie automatisch mit einem einheitlichen Namen in die richtigen Ordner auf deinem Gerät.

▶ App starten Einrichtung ansehen ↓
Wie es funktioniert
Der Ablauf in 5 Schritten
Einmal einrichten, dann läuft alles automatisch.
📥
1
Eingang
Du legst ein Dokument (PDF oder Foto) in den Ordner _Eingang auf deinem Gerät.
Manuell
→
🤖
2
KI-Analyse
Gemini liest den Inhalt des Dokuments und erkennt Kategorie, Datum, Typ und beteiligte Personen.
Automatisch
→
✏️
3
Umbenennen
Die Datei bekommt einen einheitlichen Namen nach deiner Namensstruktur.
Automatisch
→
📁
4
Ablegen
Die Datei wird in den passenden Kategorieordner verschoben. Steuerrelevante Dokumente kommen zusätzlich in den Steuerordner.
Automatisch
→
⚠️
5
Warteschlange
Dokumente die die KI nicht sicher zuordnen konnte, werden zur manuellen Entscheidung vorgelegt.
Bei Bedarf
Erste Schritte
Anleitung in 4 Schritten
Einmalig, dauert ca. 5 Minuten.
1
Lizenznummer eingeben
Öffne die App und gib deine persönliche Lizenznummer ein. Das Format sieht so aus:
XXXX-XXXX-XXXX-XXXX
📩 Woher bekomme ich meine Lizenznummer?
Du erhältst deine persönliche Lizenznummer per E-Mail – entweder nach deiner Bewerbung als Beta-Tester oder nach dem Kauf einer Lizenz. Falls du noch keine hast, kannst du dich hier als Beta-Tester bewerben und erhältst 3 Monate kostenlos Zugang.
2
Gemini API Key holen (kostenlos)
Der API Key ermöglicht der KI deine Dokumente zu lesen und zu analysieren. Er ist für private Nutzung kostenlos, wird nur lokal auf deinem Gerät gespeichert und verlässt es ausschließlich für den Analyse-Call an Google.
→ aistudio.google.com/app/apikey
„Create API Key" klicken → Key kopieren → in der App einfügen
📖 Ausführliche Anleitung zur API-Key-Erstellung (Google Docs, englisch)
3
Arbeitsordner auswählen
Wähle einen Ordner auf deinem Gerät. Darin legt die App automatisch den Eingangsordner _Eingang und alle Kategorieordner an.

Tipp: Google Drive, OneDrive oder Dropbox können als lokaler Sync-Ordner verwendet werden – deine Dokumente bleiben dann automatisch in der Cloud gesichert, ohne dass du etwas extra tun musst.
4
Kategorien anlegen
Beim ersten Start sind bereits 5 Standardkategorien voreingestellt: Wohnen, Arbeit, Versicherungen, Bank & Finanzen und Steuer. Du kannst diese anpassen oder eigene hinzufügen.

Wichtig: Die Kategorie „Steuer" ist als Sekundärordner markiert – steuerrelevante Dokumente werden automatisch zusätzlich dort abgelegt.
ℹ️ Wichtig nach jedem Browser-Neustart: Die App benötigt aus Datenschutzgründen bei jedem Neustart eine erneute Bestätigung für den Ordnerzugriff. Ein goldener Banner erscheint oben – einfach darauf klicken und denselben Ordner auswählen.
Namensstruktur
So werden Dateien benannt
Einheitlich, sortierbar, sofort erkennbar.
20240315 _ Versicherungen _ KFZ _ Versicherungsschein _ Allianz .pdf
DatumBelegdatum aus dem Dokument (JJJJMMTT)
KategorieDeine festgelegte Hauptkategorie
ArtUnterkategorie (KFZ, Strom, Gehalt, ...)
DokumenttypRechnung, Vertrag, Bescheid, ...
Person / FirmaFalls im Dokument erkennbar
BEISPIEL 1
20250301_Arbeit_Gehalt_Gehaltsabrechnung_Mustermann.pdf
BEISPIEL 2
20250115_Wohnen_Strom_Rechnung_Stadtwerke-Aalen.pdf
BEISPIEL 3
20231105_Garantiebelege_Kueche_Garantiebeleg_IKEA.pdf
Datenschutz & Sicherheit
Deine Daten bleiben bei dir
DokumentenOrganizer speichert nichts auf fremden Servern.
🔒
Dokumente verlassen das Gerät nicht
Deine Dateien werden direkt auf deinem Gerät verarbeitet. Lediglich für die KI-Analyse wird der Inhalt verschlüsselt an die Gemini API von Google gesendet – nicht gespeichert, nur analysiert.
🔑
API Key lokal gespeichert
Dein Gemini API Key wird ausschließlich im lokalen Browserspeicher deines Geräts abgelegt. Er ist für niemanden von außen zugänglich.
🖥️
Kein Konto, kein Cloud-Zwang
Du benötigst kein Benutzerkonto bei uns. Die App läuft vollständig im Browser. Deine Kategorien, Queue und das Protokoll liegen nur auf deinem Gerät.
📋
Volle Kontrolle
Du kannst alle gespeicherten Daten jederzeit unter Einstellungen → Lizenz entfernen vollständig löschen.
Häufige Fragen
FAQ
Welche Dateitypen werden unterstützt?
PDF, JPG, JPEG, PNG, WEBP, GIF und HEIC. Maximale Dateigröße: 15 MB pro Dokument. Größere Dateien landen automatisch in der Warteschlange zur manuellen Zuordnung.
Funktioniert die App ohne Internetverbindung?
Nein – für die KI-Analyse wird eine Internetverbindung benötigt, da Gemini als Cloud-Service läuft. Alle anderen Funktionen (Kategorien verwalten, Warteschlange bearbeiten) funktionieren offline.
Was passiert wenn der Browser neu gestartet wird?
Der Ordnerzugriff muss aus Datenschutzgründen nach jedem Browser-Neustart einmal neu bestätigt werden. Klicke dazu auf das 📁-Symbol oben rechts in der App. Alle anderen Daten (Kategorien, Protokoll, Lizenz) bleiben gespeichert.
Kann ich Google Drive oder OneDrive als Ordner verwenden?
Ja – wenn du die Desktop-Sync-App von Google Drive oder OneDrive installiert hast, erscheint dein Cloud-Ordner als normaler lokaler Ordner. Wähle diesen einfach als Arbeitsordner aus. Deine Dokumente werden dann automatisch in der Cloud gesichert.
Was kostet der Gemini API Key?
Der Gemini API Key ist kostenlos für private Nutzung. Das kostenlose Kontingent erlaubt 1.500 Analyse-Anfragen pro Tag – für privaten Einsatz mehr als ausreichend. Erst bei sehr hohem Volumen entstehen Kosten.
Was passiert wenn die KI ein Dokument nicht erkennt?
Ist die KI nicht ausreichend sicher (unter 70% Konfidenz) oder kennt sie die vorgeschlagene Kategorie nicht, landet das Dokument in der Warteschlange. Dort kannst du es manuell zuordnen – die KI-Vorschläge sind dabei vorausgefüllt und müssen nur noch bestätigt oder korrigiert werden.
In welchen Browsern funktioniert die App?
Chrome und Edge auf Desktop, Laptop und Chromebook. Firefox und Safari werden nicht unterstützt, da diese Browser den notwendigen lokalen Ordnerzugriff (File System Access API) nicht implementieren.
Kann ich die App auf mehreren Geräten nutzen?
Ja – du kannst deine Lizenznummer auf mehreren Geräten eingeben. Kategorien, Queue und Protokoll sind jedoch gerätespezifisch im lokalen Browserspeicher. Wenn du denselben Sync-Ordner (z.B. Google Drive) verwendest, bleiben die Dateien auf allen Geräten aktuell.

Bereit loszulegen?

Lizenznummer eingeben und sofort starten – keine Installation, kein Konto.

→ App öffnen